Cześć!

Aplikacja Monday.com. Nie znasz? Błąd! Dzisiejszy artykuł na Waszą prośbę jest inny niż wszystkie. Wiele z Was prosiło mnie ( w ankiecie potrzeb i w wiadomościach) abym pisała o wartych uwagi narzędziach i aplikacjach do zarządzania sobą w czasie. Podejmuję się testowania i wyzwania! Ten artykuł będzie o aplikacji Monday.com. W ankiecie na moim profilu na IG , aż 64% z Was nie zna aplikacji Monday, dlatego cykl rozpoczynam właśnie od tego narzędzia.

W tym artykule dowiesz się m.in:

• Czym jest aplikacja Monday.com?
• W jaki sposób aplikacja Monday.com pomaga mi w życiu codziennym?
• Dlaczego właśnie ta aplikacja jest moim ulubionym narzędziem do zarządzania projektami?
• Zarządzanie sobą w czasie w aplikacji Monday.com – czyli o funkcjach, integracjach i automatyzacjach słów kilka
• Dla kogo jest aplikacja Monday.com?
• Czy za aplikację się płaci i jeśli tak to ile?

Nie przedłużając – Zaczynamy!

Aplikacja Monday.com – czym jest?

Krótko o aplikacji i historii powstania:

Aplikacja Monday.com (wcześniejsza nazwa daPulse) jest aplikacją wspomagającą zarządzanie projektami, która powstała w 2012 roku. Jej współzałożycielami są: Roy Mann i Eran Zinman – izraelscy przedsiębiorcy. Wyzwania, które mieli przed sobą prowadząc działalność spowodowały, że zaczęli tworzyć program umożliwiający zarządzanie projektami i przepływ informacji oraz zadań w zespołach, tak aby uzyskać tzw. work flow. W 2013 roku powstał pierwszy prototyp aplikacji, zaś rok później pojawili się pierwsi klienci. Potrzeba było 2 lat od otwarcia działalności, by aplikacja zaczęła zbierać plony. Czy to długo? W perspektywie co osiągnęła w kolejnych latach – niezbyt 🙂

Przełom

W roku 2015 firma powiększyła swój zespół o 9 nowych osób zaś liczba klientów wzrosła o 50 000%! Z 6 pierwszych klientów aplikację w tym roku zamówiło 3181 firm. Kolejne lata to ciągły rozwój firmy. W 2016 roku powstała aplikacja mobilna, rok później pozyskano fundusze na rozwój opiewające na 25 milionów dolarów. Pozyskano także ponad 18 172 klientów. Start-up w 2018 roku był uznawany za jeden z najszybciej rozwijających się firm (w pierwszej 15 z ponad 500 firm).

Era Jednorożców

W kolejnym 2019 roku, 7 lat od założenia aplikacja Monday.com została nagrodzona w Webby Award for Productivity oraz wyróżniona w konkursie Calcalist. W tym samym roku firma otrzymała status tzw. jednorożca (unicorn). Jest to termin opisujący firmy prywatne, które osiągnęły wartość biznesową ponad 1 miliarda dolarów. Rok 2019 był również czasem, w których aplikacja została przetłumaczona na 11 języków. W 2020 roku przekroczono próg 100 000 klientów na całym świecie korzystających z monday.com. Oprócz biura w Izraelu oraz siedzibie głównej w Nowym Yorku powstały również nowe zespoły w: Australii, Miami i San Francisco oraz Fitzrovii (UK -2021). Kolejny sukces firmy to wejście jako spółka giełdowa w 2021 roku. Monday.com zasłużyło się również podczas walki z COVID-19.

Monday pomaga w walce z COVID-19 i wojną w Ukrainie

W lipcu ubiegłego roku (2021) zespół reagowania kryzysowego wspierał władze lokalne w Estawini w Afryce z walką przeciwko wirusowi. Wdrożyli wówczas system szczepień na COVID-19 stworzony na platformie monday.com. Dzięki tej inicjatywie otrzymali tytuł  Fast Company World – Changing Ideas  . W tym roku również firma nie była obojętna na to co się działo w Ukrainie. Zespół zarządzania kryzysowego przybył w marcu 2022 na granicę polsko-ukraińską by tworzyć cyfrowe procesy dla ośrodków dla uchodźców. W ten sposób platforma pomogła 75 000 ludzi na granicy.

Najnowsze partnerstwo – Vogue Magazine i organizacja MET Gala

W maju tego roku platforma Monday.com została również partnerem marki oprogramowania Vogue . Organizowana MET Gala była wspierana przez właśnie tę aplikację do zarządzania projektami.

W jaki sposób Aplikacja Monday.com pomaga mi w życiu codziennym?

Aplikację poznałam 2 lata temu pracując w Klubie Podróżników Soliści jako Project Manager. Było to wówczas narzędzie, z którym nie miałam wcześniej styczności. Z miłości do planowania i organizacji widząc co ta aplikacja potrafi, jak optymalizuje ilość zadań i przepływ pracy – zakochałam się i przepadłam. Tak – można się zakochać w tej aplikacji. Dotychczas testowałam wiele narzędzi: Asana, Trello, Todoist, Google Calendar. Były również aplikacje wspomagające moje skupienie np. Pomodoro. Jednak to aplikacja Monday.com skradła moje serce.

Dlaczego?

Przede wszystkim za łatwość i intuicyjność w obsłudze. Platforma jest na tyle prosta w użyciu, że mając z nią pierwszy raz styczność – pod koniec dnia potrafiłam tworzyć pierwsze proste tablice i zadania. Drugim czynnikiem, który jest dla mnie ważny to przejrzystość. Jestem wzrokowcem, więc swoją organizację i planowanie opieram na kolorach – każdy projekt u mnie ma swój kolor i status. Gama kolorów w aplikacji jest na tyle duża, że prowadząc kilka projektów wiem, który projekt dotyczy czego. Trzecim powodem jest uniwersalność. 

Nie tylko dla firm

W teorii platforma Monday.com jest wykorzystywana przez firmy na całym świecie do zarządzania projektami, przepływem pracy, optymalizacją działań i planowaniem oraz organizacją przedsiębiorstw. Jednak aplikacja ta świetnie sprawdza się też w życiu prywatnym jeśli chcesz mieć kontrolę np. nad budżetem rodzinnym, na bieżąco chcesz wiedzieć co należy kupić do domu i tak zwyczajnie mieć wszystkie zadania w jednym miejscu. Monday.com ma ogrom możliwości i tak na prawdę tylko od Ciebie zależy w jaki sposób platforma może być pomocna w Twoim przypadku. Jest jeszcze czwarty powód, który uwielbiam. Integracje, automatyzacje i monitorowanie czasu pracy – ale o tym poniżej.

Zarządzanie sobą w czasie w aplikacji Monday.com – czyli o funkcjach, integracjach i automatyzacjach słów kilka

Podstawowe funkcje

Pulpity

Pulpity  to podstawowa funkcja platformy. To właśnie główna przestrzeń robocza, w której możesz Tworzyć swoje tzw. boardy (tablice). Tablice, które możesz stworzyć są w udostępniany na 3 sposoby. W zależności od subskrypcji cenowej aplikacji, która zostanie wybrana mamy do wyboru 3 sposoby udostępniania. Tablica główna jest widoczna dla całego zespołu. Board prywatny jest możliwy do udostępnienia tylko konkretnym osobom z zespołu, których administrator (główny użytkownik konta) zaprosi. Tablica udostępniana jest typem board’a, który świetnie się sprawdza we współpracach np. z firmami zewnętrznymi.

Po utworzeniu Tablicy, podstawowy widok na nowy board wygląda tak:

Podstawowa tablica świetnie się sprawdzi jako szybka lista zadań. Dodatkowo ilość i rodzaj kolumn możesz dopasować do siebie i tego co dokładnie potrzebujesz. Mogą znaleźć się statusy, daty, oś czasu, priorytety. Masz również możliwość dodania plików czy bieżącej aktualizacji zadań.

Integracje

Aby Twoja praca była bardzie wydajna wszystko możesz mieć w jednym miejscu dzięki Integracjom. Właśnie one odpowiadają za szybki przepływ dany między zespołami, za sprawną komunikację i zarządzanie projektami. Integracje jednak są opcją, które nie występują w podstawowej wersji subskrypcji – są one dostępne dopiero od wersji standard. Aplikacje, które możesz połączyć z platformą zostały przedstawione poniżej:

Imponujące, prawda?

Automatyzacje

To kolejna funkcja, która również jak w przypadku Integracji jest dostępna dopiero (niestety!) od wersji Standardowej. Automatyzacje pozwalają na tworzenie tzw. funkcji. Określone funkcje pozwalają na szybszy przepływ informacji w zespole, zmianę statusów czy tworzenie cyklicznych (powtarzających się) zadań. Przykład wykorzystania automatyzacji: Po zakończeniu zadania (np. Pisanie artykułu na blogu), które jest zapisane w tablicy „Lista zadań” , na kolejnej tablicy „Planer/Content Marketing” zmienia się status bloga z „Do stworzenia” na „Artykuł stworzony”. Dzięki automatyzacjom nie tracimy cennego czasu na klikanie w każdej tablicy i zmienianie statusu. Co więcej jeśli tablice są udostępnione innym współpracownikom np. firmie od SEO – również może być stworzona automatyzacja by powiadomić ich, aby sprawdzili naszą pracę pod tym kątem.

Gantt

Możliwość zarządzania projektem, monitorowania kamieni milowych poprzez widok wykresu Gantt’a jest nieocenionym narzędziem przy planowaniu celów długoterminowych. Ten charakterystyczny diagram, stworzony przez Karola Adamieckiego w 1896 roku umożliwia planowanie działań, w których widać zależność miedzy zadaniami. Przykładem, który świetnie wpisuje się w wykres Gantt’a jest np. budowa domu czy wydanie książki. Opisane krok po kroku czynności, które mają nastąpić po sobie nie tylko oszczędzają sporo czasu ale przede wszystkim stresu i nerwów. Dobry i przemyślany plan działania bowiem większe szanse na powodzenie i zakończenie w terminie niż działania „z doskoku”.

Kanban

Widok zadań w układzie tablicy Kanban na pewno jest miłym dodatkiem na platformie, w szczególności dla firm produkcyjnych. Kanban jest to metoda zarządzania projektami oparta na blokach i zadaniach. Została ona wdrożona po raz pierwszy w 1947 roku na hali produkcyjnej Toyota Motor Corporation. Jest ona używana po dziś dzień w zarządzaniu zużyciem materiałów, produkcją, logistyką w wielkich firmach. W życiu prywatnym jeśli lubisz systemy blokowe – na pewno ten układ zarządzania projektami Ci się spodoba.

Docs

Jeśli pracujesz w zespole i chcesz być na bieżąco z działaniami, praca w docs Ci to umożliwi. Poprzez wbudowany w platformie niejako czat między członkami zespołu możesz w szybki sposób tworzyć i delegować zadania swoim współpracownikom, koordynować pracę oraz na bieżąco pytać o statusy realizacji planowanych czynności. Praca w czasie rzeczywistym szczególnie sprawdza się w zespołach, których członkowie są rozlokowani np. w różnych miastach, bądź pracuję w trybie home office.

Pliki

Przesyłanie plików jest ostatnią główną funkcją na platformie Monday.com. Pliki mają to do siebie, że w jednym miejscu możesz mieć wszystkie istotne dla Ciebie dokumenty odnośnie danego projektu. Przykład: Budujesz dom i planujesz koszty? Dzięki tablicy finansowej możesz być na bieżąco ze swoimi wydatkami związanymi z poszczególnymi etapami budowy domu, remontem czy zakupem wyposażenia. Dodając pliki np. faktury kosztowe – masz wszystko w jednym miejscu. Jeśli potrzebujesz coś sprawdzić wystarczy skorzystać z aplikacji mobilnej, która automatycznie po zalogowaniu łączy się z danymi na Twoim koncie.

Dla kogo jest aplikacja Monday.com?

Aplikacja Monday.com jest tak na prawdę dla wszystkich. Zarówno wielkie korporacje usprawnią swoją pracę jak i mamy wychowujące dzieci i zajmujące się domem (Jak by nie było Projekt Macierzyństwo to wieloetapowe działanie, pełne najróżniejszych zadań!). Tak na prawdę ogranicza nas tylko wyobraźnia no i dostęp w wersjach płatnych. W zależności od tego czy prowadzisz 1-osobową działalność gospodarczą, biznes wielomilionowy czy chcesz po prostu zarządzać natłokiem obowiązków w swoim życiu (a przy okazji może oddelegować część zadań mężowi? 🙂 ) istnieje kilka opcji cenowych, z których możesz skorzystać.

Ile kosztuje dostęp do aplikacji Monday.com?

W zależności od dostępności funkcji rozróżniamy w planie cenowym 5 opcji:

Istnieje jeszcze jeden plan – dla studentów, o którym możesz przeczytać TUTAJ.

W kwestii opłaty – wiem, że jeśli się nie wypróbuje to się człowiek nie przekona do danej rzeczy. Tak samo jest z aplikacją. Dla niektórych z Was będzie to super narzędzie, które ułatwi Wam codzienne planowanie. Dla innych może się okazać, że to kompletny niewypał. I to też jest OK! Ale mając możliwość skorzystania z 14-dniowej wersji próbnej – na prawdę nie wahałabym się chwili dłużej. Dlatego zachęcam Cię do skorzystania z tego i zobaczenia co ta aplikacja ma do zaoferowania.  Z bezpłatnej 14-dniowej wersji możesz skorzystać:

Na koniec

Mam nadzieję, że ten post jest dla Ciebie wartościowy i przyczyni się do zmiany i poprawy Twojej organizacji w codziennym życiu. Będzie mi miło, jeśli podzielisz się pod artykułem w komentarzu swoimi przemyśleniami na temat tego: Czy znałaś wcześniej aplikację Monday i co Cię najbardziej zaciekawiło w artykule? A może o czymś jeszcze chciałabyś się dowiedzieć? Jeśli masz jakieś pytania w sprawie Monday.com – pytaj, napisz po prostu wiadomość na: karolina@wytworniaczasu.pl

Zapraszam Cię również do obserwowania moich profili w mediach społecznościowych, aby być na bieżąco! Tam publikuję jeszcze więcej treści edukacyjnych. Możesz mnie znaleźć na Instagramie lub Facebooku. A jeśli chcesz porozmawiać na temat tego jaka aplikacja (i czy w ogóle!) jest dla Ciebie najbardziej odpowiednia zapraszam Cię na indywidualną sesję online 1:1.

Trzymam kciuki za Twoje zorganizowanie!

Pozdrawiam Cię z troską,

Artykuł powstał w ramach współpracy partnerskiej z firmą Monday.com