Cześć!

Dzisiejszym tematem artykułu jest Matryca Eisenhower’a w holistycznym zarządzaniu sobą w czasie. Zainspirowała mnie do tego Kasia Skotnicka-Nowak , która zadała mi pytanie: jak to jest z zadaniami ważnymi i pilnymi? Dzięki Kasiu  za pytanie! Czytając więc dzisiejszy wpis dowiesz się :

• Czym się charakteryzują zadania ważne, a czym pilne oraz jaki jest standardowy podział zadań wg. Matrycy Eisenhowera?
• Jak wyznaczone wartości życiowe pozwalają Ci podjąć decyzję, które zadanie wybrać?
• Dlaczego podział zadań na ważne i pilne nie działa na wszystkich?
• Jakie pytania warto sobie zadać przy wyborze kolejności zadań, abyś czuła satysfakcję i motywację do działania?

Zatem: zaczynamy!

Na początek

Na samym wstępie chcę Ci w ogóle przybliżyć skąd się wzięło pojęcie zadań ważnych i pilnych. Zacznijmy zatem od krótkiej lekcji historii (zapewniam, że będzie ciekawie!). 20 stycznia 1953 roku Dwight David Eisenhower – generał i organizator sił zbrojnych NATO wygrał wybory prezydenckie w USA. Z partii Republikanów został następcą Harry’ego Truman’a. Swą karierę, umiejętności planowania strategicznego i organizacji rozpoczął jednak już w 1922 na służbie wojskowej w Strefie Kanału Panamskiego. Zatem w momencie przystępowania na urząd prezydenta Eisenhower miał ponad 30-letnie doświadczenie w planowaniu i zarządzaniu sobą oraz innymi ludźmi w danym czasie.

Charakterystyka i podział zadań

Nie bez powodu jest to jedno z najczęściej wykorzystywanych narzędzi w typowych taktykach zarządzania sobą w czasie. Matryca Eisenhowera lub kto woli Kwadrat Eisenhowera jest to stworzony przez prezydenta schemat podejmowania decyzji i ustalania priorytetów. Jest obecnie wykorzystywanym na całym świecie sposobem do planowania produktywności zespołu, ale również zarządzania swoją efektywnością osobistą. Podział Matrycy Eisenhowera wygląda następująco:

Wygląd Matrycy Eisenhower’a

Matryca podzielona jest na 4 części, które określają następująco:

WP: Zadania ważne i pilne

Zadania ważne i pilne to tzw. „priorytety gaszenia pożarów”. Są to wszelkie czynności z określoną i zaplanowaną datą końcową (deadline’m), zadania wynikłe ze zdarzeń losowych, czy też zadania bezpośrednio wpływające na nasze zdrowie, życie oraz wartości życiowe, którymi się kierujemy. Są to również czynności od wewnętrzne – stworzone z naszych wewnętrznych potrzeb, pragnień, emocji, którymi nami kierują w danym momencie.

Przykłady:

• Odpowiedź na wezwanie z urzędów
• Naprawa lodówki (wszak jest to urządzenie, które bezpośrednio wpływa na jakość jedzenia, którego spożywasz – więc także na Twoje zdrowie)
• Udział w wywiadówce
• Zakup leków
• Wybranie i zakup prezentu urodzinowego dla bliskiej Ci osoby
• Rezerwacja lotu i noclegu na szkolenie, które ma bezpośredni wpływ na Twój awans w pracy

WN: Zadania ważne i niepilne

Zadania ważne i niepilne są charakterystyczne dla czynności, które z perspektywy czasu i powodzenia efektu końcowego projektu są ważne, jednak w obecnej chwili wykonanie ich nie należy do priorytetów. Zadania z tej części matrycy są zazwyczaj składową większych działań. W życiu prywatnym przykładem projektu głównego jest np. budowa domu, gdzie zadaniami ważnymi ale niepilnymi jest:

• Kupno płytek łazienkowych na samym początku przedsięwzięcia (bowiem, zanim dom zostanie zbudowany to minie trochę czasu 😉 )
• Badania kontrolne raz w roku ( nie jest konieczne określenie kiedy dokładnie idziemy na badania jednak sam fakt skorzystania z konsultacji u specjalistów ma wpływ na nasze zdrowie)
• Czytanie książek* (wiem, że dla niektórych ten przykład powinien znaleźć się w matrycy jako zadanie Ważne i Pilne, ale dla większości osób jest to czynność ważna jednak niepilna). Czytanie książek w dłuższej perspektywie czasu wpływa na Twój rozwój, postrzeganie świata i tego kim jesteś. Jednak podczas życia codziennego – jeśli Twoja praca tego nie wymaga – jest to czynność niepilna.
• Układanie harmonogramu i planu zadań na kolejny miesiąc/tydzień – czynność jest ważna ze względu na Twoją produktywność i efektywność osobistą, ale nie jest konieczne byś planowała konkretnego dnia zadania.

NP: Zadania nieważne i pilne

Zadania nieważne i pilne to zazwyczaj wszelkie czynności, które są dalekie od życia w zgodzie ze sobą i swoimi wartościami życiowymi, jednak są one niezbędne do funkcjonowania w społeczeństwie. Mogą to być zadania delegowane w pracy, której nie lubisz. Zazwyczaj ta ćwiartka Matrycy Eisenhower’a odpowiada w dużej części za prokrastynację – zarówno w życiu prywatnym jak i zawodowym. W odróżnieniu od zadań ważnych i pilnych te czynności zazwyczaj są wykreowane od zewnątrz – stworzone na potrzeby otoczenia, społeczeństwa, grupy czy opinii innych osób. Przykładami zadań nieważnych i pilnych są przykładowo:

• Wykonanie raportu do pracy na kolejny dzień mimo świadomości, że nie zostanie on czytany tego dnia
• Nagła prośba znajomej dotycząca opieki nad pupilem podczas nieobecności
• Odpowiedź na mail sprzedażowy dotyczący kursu, którego kampania marketingowa kończy się za 3 godziny
• Wszelkie próby bycia nadopiekuńczą i pomocą innym (mimo, że nikt od nas tej pomocy nie oczekuje)
• Wszelka praca po godzinach pracy, za którą nie jesteś rozliczana

NN: Zadania nieważne i niepilne

Ostatni typ to zadania nieważne i niepilne. Zazwyczaj są to czynności, które z reguły nie mają ustalonego początku ani końca. Nie są to czynności niezbędne do codziennego funkcjonowania, nie są również w żaden sposób rozliczane. Zadania te mają charakter w dużej mierze zachcianek i często są również określane mianem „pożeraczy czasu”. Do tego typu zadań zaliczają się m.in:

• Scrollowanie w mediach społecznościowych profili niezwiązanych z Twoją pracą
• Plotkowanie
• Wywoływanie zdjęć i ich podpisywanie
• Przeglądanie witryn zakupowych w Internecie bez określonego celu oraz potrzeby
• Siedzenie przed telewizorem i oglądanie seriali sezonowo (niestety tak!)

Jak wyznaczone wartości życiowe pozwalają Ci podjąć decyzję, które zadanie wybrać?

Znając już charakterystykę i klasyfikację zadań według Matrycy Eisenhower’a wiesz, że zadania najważniejsze i najpilniejsze stricte związane są z Twoimi wartościami życiowymi. Natomiast dlaczego właśnie świadomość swoich wartości życiowych pozwala Ci bez trudu podjąć decyzję, które zadanie ma być Twoim priorytetem? Już odpowiadam:

• Gdy wyznaczysz swoje wartości życiowe (ćwiczenie z wartościami znajdziesz: TUTAJ) Twoja świadomość na temat życia, którego chcesz doświadczyć wzrasta.
• Dzięki tej świadomości automatycznie stajesz się  tzw. wewnątrz sterowalna – to znaczy, że kierujesz się swoją intuicją, tym co podpowiada Ci serce. Opinie innych, czy rady osób z Twojego otoczenia schodzą na drugi plan bo TYLKO TY wiesz, co jest dla Ciebie najważniejsze.
• Znając swoje wartości życiowe stajesz się także bardziej asertywna – wiesz bowiem, jakich wartości bronisz i pod, którymi się podpisujesz. Przykładowo: jeśli Twoją wartością jest ZDROWIE i w swoim życiu kierujesz się tą wartością świadomie – zapewne nie będziesz mieć problemu z odmówieniem papierosa czy lampki wina. Wiesz bowiem, że palenie papierosów zagraża Twojemu zdrowiu, a picie alkoholu nie jest od tego regułą.
• Wyznaczone wartości życiowe dają Ci również motywację do działania – dlatego doświadczając sytuacji losowej potrafisz podjąć szybką decyzję co zrobić w danej chwili, co będzie dla Ciebie najlepsze. Nawet w przypadku nieoczekiwanych zdarzeń – kierując się swoją intuicją wiesz, że zrobiłaś wszystko na swoje 100% w danym momencie.
• Dzięki wartościom życiowym zadania grupujesz szybciej i łatwiej. Z czasem im będziesz praktykować ten sposób planowania sama zauważysz, że zadania ważne i pilne wybierasz intuicyjnie.

Dlaczego podział zadań na ważne i pilne nie działa na wszystkich?

Mimo szkoleń z zarządzania czasem dostępnych na rynku polskim oraz zagranicznym Matryca Eisenhower’a nie działa na wszystkich. Istotą tego narzędzia jest wyznaczenie priorytetów i zajęcie się nimi w pierwszej kolejności. Jednak jest to narzędzie, które w przypadku firm robi wiele dobrego, ale w przypadku samych pracowników – już niekoniecznie. O co chodzi? Już wyjaśniam.

Wszelkie narzędzia i aplikacje do zarządzania czasem czy zarządzania projektami są stworzone po to, by firma działała prężnie a pracownicy byli jak najbardziej efektywni. W niektórych wypadkach są również systemy motywacyjne i gratyfikacje (tzw. „marchewki”), które dodatkowo mają zmotywować pracownika do tego, by poświęcał swój czas – nawet po pracy.

W przypadku samych pracowników narzędzia te z biegiem czasu powodują wypalenie zawodowe. Bycie produktywnym oznacza bycie cały czas w pracy na wysokich obrotach. Nawet jeśli ta praca sprawia Ci przyjemność to organizm po jakimś czasie powie STOP. Dodatkowo firmy używają narzędzi do celów biznesowych, nie indywidualnych. To może spowodować, że do danego zadania może zostać oddelegowana osoba, która nie będzie najlepszym kandydatem na dane stanowisko.

Jakie pytania warto sobie zadać przy wyborze kolejności zadań, abyś czuła satysfakcję i motywację do działania?

Jeśli po tym artykule chciałabyś wypróbować Matrycę Eisenhower’a na sobie warto, byś odpowiedziała sobie na kilka pytań. Pomogą Ci one zarówno w zrozumieniu istoty tego narzędzia jak i zatrzymaniu się w chwili obecnej. Dodatkowo zweryfikujesz czy to narzędzie na pewno jest odpowiednie dla Ciebie.

Pytania kontrolne:

• Dlaczego chcę/potrzebuję rozpisać zadania i znaleźć w życiu swoje priorytety?
• Jakie emocje wzbudza we mnie to narzędzie?
• W czym ma mi pomóc Matryca Eisenhower’a?
• Czy znam swoje wartości życiowe?
• Co jest dla mnie w życiu ważne?
• Co oznacza dla mnie żyć według każdej z wartości?
• Jakie zadania traktuję jako ważne i pilne?
• Co chcę czuć po rozpisaniu zadań według Matrycy Eisenhower’a?
• Jak chcę się czuć po wykonaniu zadań ważnych i pilnych?

Na koniec:

Mam nadzieję, że ten post jest dla Ciebie wartościowy i przyczyni się do testowania narzędzia jakim jest Matryca Eisenhower’a w swój indywidualny sposób dostosowany do Twoich potrzeb. Będzie mi miło, jeśli podzielisz się pod artykułem w komentarzu swoimi przemyśleniami na temat tego: Jak to narzędzie może wpłynąć w Twoim przypadku?

Zapraszam Cię również do obserwowania moich profili w mediach społecznościowych, aby być na bieżąco! Tam publikuję jeszcze więcej treści edukacyjnych. Możesz mnie znaleźć na Instagramie lub Facebooku.

Z troską,